Office Address
110B Nguyễn Hữu Thọ - Q. Hải Châu - Đà Nẵng
Số điện thoại
0973000002
Email Address
hello@yspace.vn
110B Nguyễn Hữu Thọ - Q. Hải Châu - Đà Nẵng
0973000002
hello@yspace.vn
by Yspace Team
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc bảo vệ thông tin nhạy cảm là vấn đề sống còn. Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến rò rỉ thông tin là do người dùng vô tình chia sẻ dữ liệu quan trọng ra ngoài tổ chức, thường là do nhầm lẫn hoặc thiếu hiểu biết về quyền truy cập. Nền tảng Lark với các tính năng bảo mật và phân quyền thông minh giúp doanh nghiệp khóa ngay quyền truy cập và gửi thông báo kịp thời, giảm thiểu nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập và quản lý bảo mật trên Lark để bảo vệ thông tin nhạy cảm trong doanh nghiệp.
Rò rỉ thông tin nhạy cảm thường bắt nguồn từ những sai sót nhỏ trong quá trình sử dụng nền tảng làm việc số như Lark. Người dùng có thể vô tình:
Bấm nhầm chia sẻ tài liệu hoặc dữ liệu quan trọng với người ngoài tổ chức.
Cấp quyền truy cập quá rộng, khiến dữ liệu bị lan truyền không kiểm soát.
Không thiết lập các lớp bảo mật bổ sung như xác thực hai yếu tố (2FA).
Thiếu hiểu biết về cách phân quyền và quản lý truy cập trên Lark.
Những hành động này tuy đơn giản nhưng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
Thông tin nhạy cảm bị rò rỉ có thể dẫn đến:
Mất uy tín và niềm tin từ khách hàng, đối tác.
Thiệt hại về tài chính do lộ kế hoạch kinh doanh, dữ liệu khách hàng.
Gây ảnh hưởng đến hoạt động vận hành và cạnh tranh trên thị trường.
Các rủi ro pháp lý nếu vi phạm các quy định bảo mật và bảo vệ dữ liệu.
Do đó, việc kiểm soát truy cập và bảo vệ dữ liệu trên Lark là ưu tiên hàng đầu cho mọi doanh nghiệp.
Lark cung cấp hệ thống phân quyền linh hoạt, cho phép quản trị viên thiết lập quyền truy cập chi tiết cho từng cá nhân hoặc phòng ban, giúp kiểm soát chặt chẽ ai được xem, chỉnh sửa hay quản lý dữ liệu nhạy cảm.
Phân quyền theo phòng ban: Ví dụ, chỉ phòng kinh doanh được phép chỉnh sửa bảng dữ liệu khách hàng, trong khi các phòng ban khác chỉ xem được thông tin tổng quan.
Phân quyền theo cá nhân: Mỗi nhân viên được cấp quyền riêng biệt, đảm bảo chỉ người được phép mới có thể truy cập dữ liệu quan trọng.
Các cấp độ quyền bao gồm: Chỉ xem, Sao chép, Nhận xét, Không chỉnh sửa, giúp giảm thiểu rủi ro chỉnh sửa sai hoặc chia sẻ không mong muốn.
Xác thực hai yếu tố (2FA) là lớp bảo vệ bổ sung quan trọng giúp ngăn chặn truy cập trái phép ngay cả khi mật khẩu bị lộ. Khi bật 2FA, người dùng cần nhập thêm mã xác thực được gửi qua điện thoại hoặc email mỗi lần đăng nhập13.
Việc kích hoạt 2FA trên Lark rất đơn giản và được khuyến khích thực hiện ngay để nâng cao bảo mật tài khoản cá nhân và dữ liệu doanh nghiệp.
Lark sử dụng các giao thức mã hóa mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu trong quá trình lưu trữ và truyền tải, đảm bảo thông tin không bị đánh cắp hay truy cập trái phép.
Ngoài ra, nền tảng còn tích hợp hệ thống phát hiện xâm nhập tiên tiến, nhận biết các hoạt động bất thường và cảnh báo kịp thời cho quản trị viên, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng và kịp thời với các nguy cơ bảo mật.
Mở file hoặc tài liệu cần quản lý trên Lark Drive hoặc Lark Base.
Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ ở góc trên bên phải.
Chọn phạm vi chia sẻ: nội bộ tổ chức hoặc bên ngoài (nếu cần).
Thiết lập quyền truy cập cho từng cá nhân hoặc phòng ban với các mức quyền như xem, chỉnh sửa, nhận xét, hoặc quản lý.
Sử dụng tính năng Quản lý quyền nâng cao để phân quyền theo từng trường dữ liệu hoặc tạo vai trò tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu bảo mật.
Khi phát hiện có rủi ro hoặc nghi ngờ rò rỉ, quản trị viên có thể ngay lập tức:
Thu hồi quyền truy cập của cá nhân hoặc nhóm người dùng.
Thay đổi quyền truy cập từ chỉnh sửa sang chỉ xem hoặc thu hồi hoàn toàn.
Tạm ngưng chia sẻ liên kết hoặc thay đổi mật khẩu truy cập nếu có.
Những thao tác này giúp khóa nhanh quyền truy cập, hạn chế tối đa thiệt hại do rò rỉ thông tin gây ra.
Lark hỗ trợ gửi thông báo tự động đến người dùng và quản trị viên khi có các hoạt động liên quan đến quyền truy cập hoặc chia sẻ dữ liệu nhạy cảm như:
Thông báo khi có ai đó chia sẻ dữ liệu ra ngoài tổ chức.
Cảnh báo khi phát hiện hành vi truy cập bất thường hoặc đăng nhập từ thiết bị lạ.
Báo cáo chi tiết về lịch sử truy cập và thay đổi quyền hạn.
Quản trị viên có thể thiết lập các cảnh báo này trong phần cài đặt bảo mật để theo dõi và phản ứng kịp thời.
Việc phân quyền trên Lark cần được thực hiện cẩn trọng, tránh cấp quyền quá rộng hoặc không phù hợp với vai trò công việc của từng cá nhân. Người dùng cũng cần được đào tạo để hiểu rõ các quyền truy cập, tránh vô tình chia sẻ dữ liệu nhạy cảm ra ngoài.
Bảo mật hai lớp là lớp phòng vệ quan trọng nhất để bảo vệ tài khoản khỏi truy cập trái phép. Doanh nghiệp nên yêu cầu toàn bộ nhân sự kích hoạt 2FA ngay khi sử dụng Lark.
Quản trị viên cần định kỳ rà soát các quyền truy cập, đặc biệt khi có sự thay đổi nhân sự hoặc dự án, để đảm bảo quyền truy cập luôn phù hợp và không bị lạm dụng.
Tận dụng các báo cáo và cảnh báo bảo mật trên Lark giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao hoạt động truy cập và phát hiện sớm các nguy cơ rò rỉ.
Việc rò rỉ thông tin nhạy cảm do vô tình chia sẻ hoặc quản lý quyền truy cập kém hiệu quả là mối nguy lớn đối với mọi doanh nghiệp. Nền tảng Lark với các tính năng phân quyền thông minh, bảo mật hai lớp, mã hóa dữ liệu và hệ thống cảnh báo tiên tiến giúp doanh nghiệp khóa ngay quyền truy cập và thông báo kịp thời khi có nguy cơ rò rỉ.
Bằng cách thiết lập quyền truy cập chi tiết, khóa quyền nhanh chóng khi cần và theo dõi thông báo bảo mật trên Lark, doanh nghiệp có thể bảo vệ tối đa tài sản thông tin quan trọng, duy trì sự an toàn và hiệu quả trong môi trường làm việc số.