Trong kỷ nguyên số, việc quản lý và bảo mật dữ liệu nội bộ là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Lark, nền tảng cộng tác và quản lý công việc hiện đại, cung cấp hệ thống phân quyền đa cấp độ linh hoạt, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập dữ liệu theo từng cá nhân, nhóm hoặc phòng ban trong tổ chức. Đặc biệt, trong file Base – nơi lưu trữ cơ sở dữ liệu quan trọng, Lark cho phép giới hạn quyền truy cập đến từng trường thông tin cụ thể, đảm bảo an toàn và tối ưu hóa hiệu quả làm việc.

Phân quyền theo cá nhân, nhóm và phòng ban trên Lark

Phân quyền theo cá nhân

Lark cho phép thiết lập quyền truy cập riêng biệt cho từng nhân viên, đảm bảo mỗi cá nhân chỉ được phép xem hoặc chỉnh sửa những dữ liệu liên quan đến công việc của họ. Ví dụ, một nhân viên kinh doanh có thể được phép chỉnh sửa thông tin khách hàng nhưng không được phép truy cập các dữ liệu tài chính nhạy cảm.

Phân quyền theo nhóm hoặc phòng ban

Doanh nghiệp có thể tạo các nhóm quyền riêng biệt cho từng phòng ban như kinh doanh, marketing, kỹ thuật,... Mỗi phòng ban sẽ có những quyền truy cập khác nhau phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình. Ví dụ, phòng kinh doanh chỉ được xem dữ liệu tổng quan nhưng có thể chỉnh sửa bảng liên quan đến khách hàng; phòng kỹ thuật có thể truy cập các bảng dữ liệu kỹ thuật nhưng không được phép thay đổi dữ liệu tài chính.

Lợi ích của phân quyền theo nhiều cấp độ

• Bảo mật dữ liệu tối ưu: Giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin khi chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập dữ liệu nhạy cảm.

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Phân bổ nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo và sai sót trong quá trình xử lý công việc.

• Dễ dàng quản lý và điều chỉnh: Chủ sở hữu có thể linh hoạt thay đổi quyền theo từng dự án, nhân sự hoặc thay đổi tổ chức12.

Phân quyền chi tiết trong file Base của Lark

Giới thiệu về file Base

Lark Base là công cụ quản lý dữ liệu và dự án mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tổ chức, theo dõi và quản lý công việc hiệu quả. Tại đây, dữ liệu được lưu trữ dưới dạng bảng (table) với nhiều trường thông tin khác nhau, phục vụ cho các mục đích quản lý đa dạng.

Phân quyền theo trường dữ liệu (quyền trường)

Một điểm nổi bật của Lark Base là khả năng phân quyền chi tiết đến từng trường dữ liệu trong bảng. Ví dụ, một nhân viên có thể được phép chỉnh sửa trường "Số điện thoại khách hàng" nhưng chỉ được xem trường "Doanh thu" trong cùng một bảng dữ liệu. Điều này giúp bảo vệ các thông tin nhạy cảm và chỉ cho phép truy cập đúng đối tượng cần thiết.

Các cấp độ quyền trong file Base

• Chỉ xem (View): Người dùng chỉ có thể xem dữ liệu mà không thể chỉnh sửa hay sao chép.

• Sao chép (Copy): Cho phép tạo bản sao dữ liệu để sử dụng riêng nhưng không chỉnh sửa bản gốc.

• Nhận xét (Comment): Người dùng có thể thêm nhận xét nhưng không thay đổi dữ liệu.

• Chỉnh sửa (Edit): Cho phép thay đổi nội dung trong bảng hoặc trường dữ liệu.

• Quản lý (Manage): Quyền cao nhất, cho phép kiểm soát toàn bộ nội dung và thiết lập quyền cho người khác.

Tạo và quản lý vai trò tùy chỉnh

Lark Base cho phép tạo các vai trò tùy chỉnh (custom roles), gán quyền cụ thể cho từng vai trò và phân quyền theo vai trò đó cho các thành viên trong tổ chức. Ví dụ, tạo vai trò "Nhóm kinh doanh" với quyền xem bảng tổng quan nhưng chỉnh sửa bảng CRM, sau đó gán vai trò này cho các nhân viên phòng kinh doanh. Cách làm này giúp quản lý phân quyền trở nên linh hoạt và chính xác hơn.

Hướng dẫn thiết lập phân quyền trên file Base của Lark

Bước 1: Mở file Base cần chia sẻ

Truy cập vào file Base mà doanh nghiệp muốn phân quyền và quản lý truy cập.

Bước 2: Chia sẻ file Base

Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ ở góc trên bên phải màn hình. Chọn phạm vi chia sẻ:

• Người trong tổ chức (nội bộ)

• Người ngoài tổ chức (nếu cần thiết)

Bước 3: Thiết lập quyền truy cập theo cá nhân hoặc phòng ban

• Chọn từng cá nhân hoặc nhóm phòng ban.

• Gán mức độ quyền phù hợp như xem, chỉnh sửa, nhận xét, sao chép hoặc quản lý.

Bước 4: Kích hoạt và sử dụng quyền nâng cao

• Nhấp vào biểu tượng Quản lý quyền nâng cao ở góc trên bên phải.

• Bật tính năng "Quyền vai trò tùy chỉnh" để tạo và quản lý các vai trò với quyền truy cập chi tiết hơn.

• Tùy chỉnh quyền theo bảng, trường, hoặc bản ghi cụ thể.

• Gán vai trò cho các thành viên tương ứng.

Bước 5: Lưu và áp dụng thay đổi

Sau khi thiết lập xong quyền, lưu lại để áp dụng các phân quyền mới cho file Base.

Các tính năng bảo mật và quản lý truy cập nâng cao trên Lark

Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm

Lark cho phép thiết lập các trạng thái chia sẻ đặc biệt như:

• Chỉ xem: Người nhận không thể chỉnh sửa.

• Không sao chép: Ngăn chặn việc sao chép nội dung.

• Không tải xuống: Tránh việc lưu trữ dữ liệu ngoài kiểm soát.

Những tính năng này giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi việc bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.

Quản lý truy cập linh hoạt

Khi có sự thay đổi nhân sự hoặc dự án, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh quyền truy cập trên nền tảng Lark mà không làm gián đoạn công việc.

Tăng cường an toàn tài khoản

Ngoài phân quyền chi tiết, Lark còn hỗ trợ xác thực hai yếu tố và mã hóa dữ liệu, giúp nâng cao mức độ an toàn khi sử dụng nền tảng số.

Tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật quốc tế

Lark đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật như GDPR, giúp doanh nghiệp yên tâm về mặt pháp lý trong quản lý và lưu trữ dữ liệu.

Kết luận

Với hệ thống phân quyền đa cấp độ linh hoạt và chi tiết, từ việc phân quyền theo cá nhân, nhóm, phòng ban cho đến phân quyền theo từng trường dữ liệu trong file Base, Lark mang đến giải pháp quản lý truy cập dữ liệu tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại. Việc thiết lập quyền truy cập rõ ràng không chỉ giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức. Đồng thời, các tính năng bảo mật nâng cao trên Lark đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế, tạo nên môi trường làm việc số an toàn và chuyên nghiệp.