Làm việc nhóm thời gian thực: Sử dụng tính năng bình luận và gắn thẻ trên Lark Docs

Trong môi trường làm việc hiện đại, sự phối hợp và tương tác nhanh chóng giữa các thành viên trong nhóm là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả công việc. Lark Docs, một phần trong hệ sinh thái Lark Suite, cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ làm việc nhóm thời gian thực, trong đó nổi bật nhất là khả năng bình luận và gắn thẻ (tag) đồng nghiệp ngay trên tài liệu. Tuy thao tác rất đơn giản, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa khai thác triệt để những tính năng này để tối ưu hóa quy trình làm việc.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng các tính năng bình luận và gắn thẻ trên Lark Docs, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách tận dụng chúng để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Tính năng bình luận và gắn thẻ trên Lark Docs là gì?

Bình luận trên Lark Docs

Tính năng bình luận trên Lark Docs cho phép các thành viên trong nhóm có thể trực tiếp thảo luận, trao đổi ý kiến ngay trên nội dung tài liệu. Thay vì phải gửi email hay tin nhắn riêng lẻ, bình luận giúp tập trung toàn bộ các phản hồi, góp ý tại đúng vị trí nội dung liên quan.

Điều này giúp:

• Giảm thiểu sự hiểu lầm do thiếu ngữ cảnh

• Tăng tốc độ trao đổi thông tin

• Dễ dàng theo dõi lịch sử thảo luận và chỉnh sửa tài liệu

Gắn thẻ (tag) đồng nghiệp

Tính năng gắn thẻ hay còn gọi là nhắc tên đồng nghiệp trong bình luận hoặc nội dung tài liệu giúp người dùng có thể trực tiếp gọi ý kiến hoặc giao nhiệm vụ cho người liên quan một cách nhanh chóng. Khi bạn gắn thẻ ai đó bằng dấu @, người đó sẽ nhận được thông báo ngay lập tức, giúp họ dễ dàng nắm bắt và phản hồi kịp thời.

Việc gắn thẻ đồng nghiệp còn giúp:

• Phân công nhiệm vụ rõ ràng ngay trên tài liệu

• Tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong nhóm

• Đảm bảo không bỏ sót ý kiến hay công việc quan trọng

Hướng dẫn sử dụng tính năng bình luận và gắn thẻ trên Lark Docs

1. Cách thêm bình luận trên tài liệu Lark Docs

Để thêm bình luận trong tài liệu, bạn chỉ cần:

• Bôi đen đoạn văn bản hoặc vị trí cần bình luận

• Nhấn vào biểu tượng bình luận xuất hiện hoặc nhấn chuột phải chọn “Thêm bình luận”

• Nhập nội dung bình luận và nhấn gửi

Bình luận sẽ được hiển thị ở bên cạnh tài liệu, mọi thành viên có quyền truy cập đều có thể xem và phản hồi trực tiếp.

2. Cách gắn thẻ đồng nghiệp trong bình luận hoặc nội dung

Khi viết bình luận hoặc chỉnh sửa nội dung tài liệu, bạn có thể gắn thẻ đồng nghiệp bằng cách:

• Gõ dấu @, sau đó bắt đầu nhập tên người cần gắn thẻ

• Chọn đúng tên trong danh sách hiện ra

• Người được gắn thẻ sẽ nhận được thông báo ngay lập tức

Bạn có thể gắn thẻ nhiều người trong cùng một bình luận hoặc đoạn văn bản để phối hợp làm việc hiệu quả hơn.

3. Giao nhiệm vụ trực tiếp qua gắn thẻ

Một điểm mạnh của tính năng gắn thẻ trên Lark Docs là bạn có thể giao nhiệm vụ ngay trên tài liệu. Khi gắn thẻ đồng nghiệp kèm theo yêu cầu cụ thể trong bình luận, người đó sẽ biết chính xác công việc cần làm và thời hạn (nếu có).

Điều này giúp:

• Tiết kiệm thời gian trao đổi qua nhiều kênh khác nhau

• Đảm bảo công việc được phân công rõ ràng, minh bạch

• Theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng hơn

4. Tương tác và phản hồi thời gian thực

Một trong những ưu điểm nổi bật của Lark Docs là khả năng làm việc nhóm thời gian thực. Khi một thành viên thêm bình luận hoặc chỉnh sửa tài liệu, các thành viên khác có thể thấy ngay lập tức và phản hồi ngay trong tài liệu mà không cần tải lại trang hay gửi email.

Điều này giúp:

• Tăng tốc độ xử lý công việc

• Giảm thiểu sai sót do thông tin không đồng bộ

• Tạo môi trường làm việc linh hoạt, tương tác cao

5. Quản lý bình luận và thông báo

Lark Docs còn cho phép bạn dễ dàng quản lý các bình luận đã gửi:

• Đánh dấu bình luận đã hoàn thành hoặc đã xử lý

• Trả lời chuỗi bình luận để giữ ngữ cảnh rõ ràng

• Tắt thông báo cho các bình luận không cần thiết

Người dùng cũng có thể thiết lập nhận thông báo qua email hoặc ứng dụng khi có bình luận mới hoặc khi bị gắn thẻ, giúp không bỏ lỡ các cập nhật quan trọng.

Lợi ích của việc sử dụng bình luận và gắn thẻ trên Lark Docs trong làm việc nhóm

Tối ưu hóa giao tiếp nội bộ

Thay vì trao đổi qua nhiều kênh khác nhau như email, chat, hay cuộc gọi, việc sử dụng bình luận và gắn thẻ trực tiếp trên tài liệu giúp tập trung toàn bộ cuộc thảo luận vào đúng nội dung công việc, giảm thiểu sự phân tán thông tin.

Nâng cao hiệu quả phối hợp nhóm

Khi mọi người đều có thể xem, bình luận và phản hồi ngay trên tài liệu, công việc được thực hiện nhanh chóng, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót nhiệm vụ. Việc giao nhiệm vụ qua gắn thẻ cũng giúp phân công công việc rõ ràng, minh bạch.

Tiết kiệm thời gian và công sức

Tính năng làm việc nhóm thời gian thực giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi phản hồi, tăng tốc độ hoàn thành công việc. Người dùng không cần phải chuyển đổi qua lại nhiều ứng dụng mà vẫn có thể tương tác hiệu quả.

Dễ dàng theo dõi tiến độ và lịch sử làm việc

Mọi bình luận, phản hồi và chỉnh sửa đều được lưu lại trên tài liệu, giúp người quản lý và các thành viên dễ dàng theo dõi tiến độ, lịch sử tương tác và quyết định phù hợp.

Kết luận

Tính năng bình luận và gắn thẻ trên Lark Docs là công cụ mạnh mẽ giúp các nhóm làm việc phối hợp hiệu quả trong thời gian thực. Việc khai thác triệt để các tính năng này không chỉ giúp tăng tốc độ trao đổi thông tin mà còn nâng cao chất lượng công việc, đảm bảo mọi thành viên đều nắm rõ nhiệm vụ và có thể phản hồi kịp thời.

Doanh nghiệp cần khuyến khích nhân viên sử dụng thành thạo các tính năng này để tận dụng tối đa lợi ích mà Lark Docs mang lại, từ đó xây dựng môi trường làm việc nhóm năng suất và linh hoạt hơn.