Lark Base là gì?

Lark Base là một ứng dụng quản lý dữ liệu dạng bảng được tích hợp trong nền tảng Lark – bộ công cụ cộng tác tất cả trong một bao gồm nhắn tin, họp video, lịch, tài liệu, nhiệm vụ, và hơn thế nữa. Với Lark Base, người dùng có thể dễ dàng:

• Tạo và quản lý cơ sở dữ liệu linh hoạt theo dạng bảng (table),

• Liên kết dữ liệu giữa các bảng,

• Tùy chỉnh luồng công việc tự động,

• Và đặc biệt, thiết lập phân quyền chi tiết theo từng cấp độ.

Đây chính là điểm mạnh mà Lark Base mang lại cho các doanh nghiệp có yêu cầu cao về quản lý truy cập dữ liệu.

Tại sao cần phân quyền nâng cao trên Lark Base?

1. Đảm bảo bảo mật dữ liệu

Với sự phát triển nhanh chóng của dữ liệu, việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm là ưu tiên hàng đầu. Phân quyền nâng cao giúp bạn giới hạn quyền truy cập chỉ cho những người thực sự cần thiết, tránh rò rỉ thông tin nội bộ.

2. Tối ưu hiệu suất làm việc

Không phải ai cũng cần quyền truy cập toàn bộ dữ liệu. Việc cấp quyền đúng người, đúng lúc giúp nhân sự tập trung hơn vào công việc của mình, giảm thiểu thao tác dư thừa và tăng hiệu suất.

3. Phù hợp với mô hình tổ chức phân tầng

Các doanh nghiệp có cấu trúc phân tầng như phòng ban, nhóm dự án, hay nhiều cấp quản lý rất cần một hệ thống phân quyền chi tiết như Lark Base, giúp đảm bảo mỗi người chỉ nhìn thấy dữ liệu phù hợp với vai trò của mình.

Hướng dẫn bật phân quyền nâng cao trên Lark Base

Bước 1: Kiểm tra điều kiện sử dụng tính năng phân quyền nâng cao

Phân quyền nâng cao trên Lark Base là tính năng dành riêng cho các tài khoản đã nâng cấp. Do đó, trước khi thực hiện, người dùng cần đảm bảo doanh nghiệp của mình đã sử dụng gói dịch vụ nâng cao của Lark.

🔒 Lưu ý: Tài khoản miễn phí sẽ không thể thiết lập phân quyền nâng cao.

Bước 2: Truy cập vào bảng dữ liệu trong Lark Base

• Mở Lark, truy cập vào mục Base.

• Chọn bảng dữ liệu bạn muốn thiết lập phân quyền.

• Nhấp vào biểu tượng cài đặt hoặc “...” ở góc phải của bảng.

Bước 3: Bật quyền nâng cao (Advanced Permissions)

• Trong phần Cài đặt quyền truy cập, chọn tab Phân quyền nâng cao (Advanced Permissions).

• Bật công tắc để kích hoạt tính năng này.

• Sau khi bật, bạn sẽ thấy các mục cấu hình chi tiết hơn như: phân quyền theo trường, theo bảng, theo hàng, hoặc theo vai trò người dùng

Các mức phân quyền nâng cao có thể thiết lập

1. Phân quyền theo bảng (Table-level permissions)

Cho phép bạn kiểm soát ai có thể:

• Xem bảng

• Thêm bản ghi

• Chỉnh sửa dữ liệu

• Xoá bản ghi

• Xuất dữ liệu

Ví dụ: Bạn có thể cho bộ phận Kế toán chỉ xem bảng “Chi phí nội bộ” mà không thể chỉnh sửa.

2. Phân quyền theo hàng (Row-level permissions)

Giới hạn truy cập dữ liệu theo từng dòng (hàng) dựa vào tiêu chí nhất định. Đây là cách tối ưu để chỉ hiển thị dữ liệu liên quan đến người dùng đó.

Ví dụ: Nhân viên chỉ thấy các bản ghi mà họ phụ trách, không thấy dữ liệu của đồng nghiệp.

3. Phân quyền theo trường (Field-level permissions)

Giúp ẩn hoặc khóa chỉnh sửa từng cột dữ liệu (trường) cho từng người dùng hoặc nhóm.

Ví dụ: Trưởng phòng có thể xem và chỉnh sửa trường “Lương”, còn nhân viên bình thường chỉ thấy các trường khác như “Ngày công” hoặc “Chức vụ”.

4. Phân quyền theo phòng ban và nhân sự (Role-based permissions)

Lark Base cho phép đồng bộ với Lark Admin – nơi quản lý tổ chức, phòng ban và người dùng. Nhờ vậy, bạn có thể cấp quyền dựa trên cấu trúc tổ chức thay vì cài đặt từng người một.

Lợi ích khi sử dụng phân quyền nâng cao trên Lark Base

1. Tăng cường bảo mật và minh bạch

Phân quyền chi tiết giúp ngăn chặn truy cập trái phép, đồng thời cũng minh bạch hơn khi các thao tác đều được kiểm soát chặt chẽ.

2. Dễ dàng kiểm soát và truy xuất lịch sử

Tất cả các thay đổi trên Lark Base đều có thể được truy xuất dễ dàng: ai thay đổi, thay đổi lúc nào, nội dung gì. Điều này đặc biệt quan trọng khi cần đối soát dữ liệu.

3. Tự động hoá và tích hợp linh hoạt

Phân quyền nâng cao kết hợp với các tính năng Automation, Lark Flow, hoặc tích hợp với Lark Docs, Tiktok, CRM, v.v. giúp quy trình quản lý dữ liệu trở nên thông minh và mượt mà hơn bao giờ hết.

Lưu ý khi sử dụng phân quyền nâng cao

• Không nên phân quyền quá chặt nếu không cần thiết, vì có thể ảnh hưởng đến luồng làm việc.

• Luôn kiểm tra kỹ vai trò trước khi gán quyền truy cập.

• Nên tạo các mẫu quyền cho từng phòng ban để dễ dàng áp dụng lại trong các bảng mới.

• Kết hợp với Lark Approval để phê duyệt thao tác chỉnh sửa quan trọng nếu cần.

Kết luận

Tính năng phân quyền nâng cao trên Lark Base là một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại. Việc thiết lập quyền truy cập chi tiết theo từng trường, từng dòng, từng bảng và từng vai trò giúp tổ chức kiểm soát dữ liệu hiệu quả, bảo vệ thông tin quan trọng, và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân sự.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một nền tảng vừa có khả năng quản lý dữ liệu linh hoạt, vừa đảm bảo bảo mật – Lark chính là lựa chọn lý tưởng. Đừng quên nâng cấp gói dịch vụ để tận dụng toàn bộ sức mạnh của Lark Base và các tính năng nâng cao khác nhé!