Tổng quan về Automation trên Lark

1. Automation là gì?

Automation trong hệ sinh thái Lark là một tính năng giúp người dùng tự động hóa các quy trình công việc lặp đi lặp lại như:

• Gửi thông báo tự động khi có bản ghi mới trên Lark Base.

• Tự động phê duyệt yêu cầu qua Lark Approval.

• Tạo nhiệm vụ mới khi có dữ liệu từ biểu mẫu.

• Đồng bộ dữ liệu giữa các bảng trong Lark Base hoặc giữa các ứng dụng trong hệ sinh thái Lark Suite.

Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế lỗi thủ công, và nâng cao hiệu suất công việc một cách rõ rệt.

2. Giới hạn lượt chạy Automation theo gói dịch vụ

Mỗi tổ chức sử dụng Lark sẽ có một giới hạn riêng về lượt chạy Automation hàng tháng:

• Gói miễn phí (Free): 1.000 lượt chạy/tháng.

• Gói Lark Pro: lên đến 50.000 lượt chạy/tháng.

• Gói Enterprise: tuỳ chỉnh theo quy mô và thỏa thuận với Lark.

Việc nắm rõ giới hạn này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống tự động hóa nội bộ.

Vì sao cần kiểm tra lượt chạy Automation thường xuyên?

1. Tránh gián đoạn quy trình làm việc

Khi số lượt Automation bị vượt giới hạn, các quy trình tự động sẽ bị dừng đột ngột, dẫn đến nhiều hậu quả:

• Thông báo không được gửi đúng thời gian.

• Yêu cầu phê duyệt không đến được người có trách nhiệm.

• Dữ liệu không được đồng bộ kịp thời.

• Người dùng không được nhắc việc, gây trễ deadline.

2. Dự báo và quản lý tài nguyên hiệu quả

Việc theo dõi định kỳ giúp nhà quản trị:

• Biết được bộ phận nào đang sử dụng Automation nhiều nhất.

• Lên kế hoạch nâng cấp dịch vụ phù hợp.

• Tối ưu hóa kịch bản để giảm số lượt chạy không cần thiết.

Hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra số lượt Automation trên Lark

Bước 1: Truy cập Trung tâm quản trị (Admin Console)

• Đăng nhập vào Lark với tài khoản quản trị viên.

• Nhấp vào biểu tượng Admin Console (Trung tâm quản trị).

• Đây là nơi tập trung toàn bộ công cụ điều hành tổ chức như: quản lý người dùng, cấp quyền, theo dõi bảo mật, và kiểm tra thống kê hoạt động.

Bước 2: Chọn mục Automation hoặc Lark Base

• Trong thanh bên trái, chọn “Base” hoặc “Automation Usage” (tùy phiên bản hiển thị).

• Nếu không thấy mục này, bạn có thể tìm kiếm từ khoá “Automation” ở thanh tìm kiếm phía trên.

Bước 3: Xem báo cáo sử dụng Automation

Tại đây, bạn sẽ thấy bảng thống kê chi tiết bao gồm:

• Tổng số lượt Automation đã sử dụng trong tháng.

• Số lượt còn lại cho đến khi đạt giới hạn.

• Tỷ lệ sử dụng theo thời gian (ngày/tuần/tháng).

• Danh sách các workflow tiêu tốn nhiều lượt chạy nhất.

• Tùy từng phiên bản, có thể xem được báo cáo theo người dùng hoặc theo bảng dữ liệu.

📌 Mẹo nhỏ: Bạn có thể bật thông báo khi lượt chạy còn lại dưới mức an toàn, giúp quản trị viên phản ứng kịp thời.

Mẹo tối ưu lượt chạy Automation trên Lark

1. Sử dụng điều kiện Trigger hợp lý

Hãy đảm bảo Trigger (điều kiện khởi động) được thiết lập chính xác để tránh việc Automation chạy không cần thiết, ví dụ:

• Thay vì “mỗi khi có thay đổi”, hãy chọn “khi thay đổi trường cụ thể”.

• Kết hợp các điều kiện logic để giới hạn phạm vi tác động.

2. Gộp các bước tự động thay vì tạo nhiều workflow

Thay vì tạo nhiều workflow nhỏ, hãy xây dựng một quy trình lớn và sử dụng “If/Else” để phân nhánh điều kiện. Điều này giúp giảm số lượng lượt chạy phát sinh.

3. Sử dụng chức năng tạm dừng (Pause)

Với các workflow không sử dụng trong một thời điểm, hãy tạm dừng để tránh lãng phí tài nguyên.

4. Tối ưu biểu mẫu đầu vào

Hạn chế các biểu mẫu chứa nhiều trường không cần thiết hoặc các trường dễ thay đổi, bởi mỗi thay đổi có thể kích hoạt một lượt Automation không cần thiết.

Làm gì khi vượt quá lượt chạy Automation?

1. Nâng cấp lên gói Pro hoặc Enterprise

Nếu tổ chức của bạn thường xuyên sử dụng Automation và đạt giới hạn chỉ trong vài tuần, đã đến lúc xem xét nâng cấp. Với gói Lark Pro, bạn có thể nhận được:

• 50.000 lượt chạy Automation/tháng.

• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu từ đội ngũ Lark.

• Khả năng mở rộng linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp.

2. Liên hệ bộ phận hỗ trợ của Lark

Nếu bạn cần tùy chỉnh giới hạn cao hơn hoặc muốn tư vấn nâng cấp, hãy liên hệ trực tiếp với đội ngũ hỗ trợ Lark Việt Nam để được tư vấn chuyên sâu, phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng thực tế.

Tổng kết

Automation trên Lark là công cụ cực kỳ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý công việc, tự động hóa quy trình và nâng cao trải nghiệm người dùng nội bộ. Tuy nhiên, việc kiểm tra số lượt chạy Automation còn lại là điều không thể bỏ qua nếu bạn muốn hệ thống vận hành trơn tru, không bị gián đoạn.