Việc quản lý văn phòng phẩm hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo nguồn cung vật tư luôn đủ dùng. Với sự hỗ trợ của nền tảng đa năng Lark Suite, doanh nghiệp có thể chuyển đổi số quy trình này một cách toàn diện, từ phê duyệt mua sắm đến quản lý tồn kho, giúp tối ưu hóa công tác quản lý nội bộ.

Thiết lập bảng Kho tổng hợp trên Lark Base

Lợi ích của bảng Kho tổng hợp

Trong file Base của Lark, doanh nghiệp sẽ thiết lập một bảng Kho tổng hợp nhằm lưu giữ và quản lý số lượng tồn kho văn phòng phẩm một cách tập trung và có tổ chức. Mọi hoạt động xuất, nhập kho đều được tổng hợp trên bảng này, giúp nhân sự phụ trách dễ dàng theo dõi và kiểm soát số lượng vật tư hiện có.

Cách thức hoạt động

• Mỗi lần có yêu cầu xuất hoặc nhập văn phòng phẩm, dữ liệu sẽ được cập nhật tự động trên bảng Kho tổng hợp.

• Số lượng tồn kho được tính toán và cập nhật liên tục, đảm bảo thông tin luôn chính xác và kịp thời.

• Việc lưu trữ dữ liệu tập trung giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và dễ dàng truy xuất khi cần báo cáo hoặc kiểm kê.

Nhờ đó, bộ phận quản lý kho có thể cân đối và điều phối văn phòng phẩm một cách hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.

Quy trình phê duyệt mua và xuất văn phòng phẩm qua Lark Approval

Tạo phiếu Approval đơn giản và nhanh chóng

Khi nhân sự có nhu cầu mua thêm hoặc xuất văn phòng phẩm để sử dụng, họ chỉ cần tạo phiếu Approval trên nền tảng Lark Approval. Phiếu này sẽ bao gồm các thông tin cần thiết như tên sản phẩm, số lượng, mục đích sử dụng, và thời gian cần hàng.

Phê duyệt tự động, liên kết với Kho tổng hợp

• Phiếu Approval sau khi được gửi sẽ tự động thông báo đến người quản lý hoặc bộ phận có thẩm quyền để phê duyệt.

• Khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động liên kết phiếu này với bảng Kho tổng hợp trên Lark Base để thực hiện nhập hoặc xuất kho.

• Số lượng tồn kho được cập nhật tự động, giúp quy trình diễn ra nhanh chóng, chính xác và minh bạch.

Quy trình này giúp loại bỏ các bước thủ công truyền thống như gửi email hay giấy tờ, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quản lý văn phòng phẩm.

Lợi ích khi quản lý văn phòng phẩm trên Lark

Minh bạch và rõ ràng

Toàn bộ quy trình từ yêu cầu, phê duyệt đến cập nhật tồn kho đều diễn ra trên một nền tảng duy nhất. Mọi thông tin được ghi nhận chi tiết và có thể truy xuất dễ dàng, giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng nhầm lẫn hoặc bỏ sót dữ liệu.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Quy trình phê duyệt nhanh chóng, không phải chờ đợi qua email hay giấy tờ.

• Dữ liệu được lưu trữ khoa học trên Lark Base, giúp việc thống kê và báo cáo trở nên dễ dàng.

• Giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công, tăng hiệu suất làm việc của bộ phận hành chính và kế toán.

Tối ưu hóa quy trình nội bộ

Việc tích hợp các công cụ của Lark như Approval, Base, chat, video call, lịch họp, tài liệu trực tuyến tạo ra một hệ sinh thái làm việc số liền mạch, giúp cải thiện tính linh hoạt và hiệu quả trong quản lý văn phòng phẩm cũng như các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Dữ liệu tập trung và dễ truy xuất

Với Lark Base, dữ liệu tồn kho và các phiếu phê duyệt được lưu trữ tập trung, hỗ trợ việc phân tích, dự báo nhu cầu và ra quyết định chiến lược quản lý văn phòng phẩm chính xác hơn.

Xây dựng nền tảng cho chuyển đổi số sâu rộng

Khi doanh nghiệp đã làm chủ được quy trình quản lý văn phòng phẩm trên Lark, có thể tiếp tục mở rộng ứng dụng công nghệ này sang các lĩnh vực khác như quản lý dự án, chi phí, tương tác khách hàng, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả vận hành.

Mẹo triển khai Lark hiệu quả trong quản lý văn phòng phẩm

Chuẩn hóa form yêu cầu mua sắm trên Lark Approval

Thiết lập mẫu form chuẩn với các trường thông tin bắt buộc để đảm bảo dữ liệu đầu vào đồng nhất, dễ dàng xử lý và phê duyệt nhanh chóng.

Tổ chức dữ liệu khoa học trên Lark Base

Phân loại dữ liệu theo danh mục sản phẩm, nhà cung cấp, khoảng thời gian để thuận tiện cho việc lọc, tìm kiếm và lập báo cáo định kỳ.

Thường xuyên thống kê và phân tích dữ liệu

Định kỳ xuất file tổng hợp từ Lark Base để đánh giá tình hình sử dụng văn phòng phẩm, từ đó điều chỉnh kế hoạch mua sắm và đàm phán với nhà cung cấp nhằm tối ưu chi phí.

Đào tạo nội bộ

Hướng dẫn nhân viên cách sử dụng các tính năng của Lark, Lark Approval và Lark Base để đảm bảo mọi thành viên nắm vững quy trình, giúp công việc vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.

Tích hợp với các công cụ khác của Lark

Kết hợp quản lý văn phòng phẩm với các công cụ chat, video call, lịch họp, tài liệu trực tuyến trên Lark để tạo môi trường làm việc số toàn diện, nâng cao trải nghiệm và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Hướng dẫn nhanh để bắt đầu sử dụng Lark quản lý văn phòng phẩm

• Truy cập trang chủ Larksuite hoặc kho ứng dụng (Google Play, App Store) để Download Lark.

• Cài đặt Lark trên máy tính hoặc thiết bị di động theo hướng dẫn.

• Tạo tài khoản và đăng nhập bằng email doanh nghiệp.

• Thiết lập nhóm làm việc, phân quyền cho các thành viên liên quan.

• Cấu hình Lark Approval và Lark Base, tạo form đề xuất mua sắm và cơ sở dữ liệu lưu trữ văn phòng phẩm.

• Bắt đầu triển khai Lark vào quy trình quản lý văn phòng phẩm, theo dõi, phê duyệt và phân tích dữ liệu ngay trên nền tảng

Việc ứng dụng Lark Suite trong quản lý văn phòng phẩm không chỉ giúp doanh nghiệp kế toán và các doanh nghiệp khác tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao tính minh bạch, chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý nội bộ. Đây là bước đi quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và linh hoạt trong môi trường kinh doanh hiện đại.