Tại sao nên chuyển đổi số và triển khai Lark cho hệ thống chấm công - tính lương tại phòng tập thể hình nhiều cơ sở?

Thị trường thể hình hiện nay chứng kiến sự mở rộng và phát triển mạnh mẽ. Một chuỗi phòng tập thể hình có thể sở hữu từ vài đến hàng chục cơ sở, mỗi cơ sở quản lý một đội ngũ nhân sự riêng. Từ huấn luyện viên, nhân viên lễ tân, nhân viên chăm sóc khách hàng, đến nhân viên kỹ thuật, vệ sinh... tất cả đều cần được theo dõi giờ làm việc, tình trạng nghỉ phép, ca kíp một cách minh bạch.

Trước đây, việc chấm công tính lương cho nhiều cơ sở thường gặp nhiều khó khăn:

• Khối lượng dữ liệu khổng lồ, dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót.
• Quản lý thủ công trên Excel, giấy tờ, email… gây lãng phí thời gian và nhân lực.
• Thiếu sự đồng bộ giữa các chi nhánh, dẫn đến khó khăn trong kiểm soát thông tin.
• Chi phí vận hành, sửa chữa sai sót, đào tạo nhân sự cho các hệ thống chấm công rời rạc tăng cao.

Chuyển đổi số trên Lark mang đến giải pháp tối ưu. Khi triển khai Lark, doanh nghiệp có thể:

• Tập trung hóa dữ liệu nhân sự từ nhiều chi nhánh vào một nền tảng duy nhất.
• Tự động hóa quy trình chấm công, tính lương, nhờ đó giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian.
• Tăng tính minh bạch và độ tin cậy, nâng cao uy tín thương hiệu, giúp thu hút và giữ chân nhân tài.
• Dễ dàng mở rộng quy mô, tích hợp thêm các tính năng và công cụ khác trong hệ sinh thái Larksuite.

Hơn nữa, Download Lark và cài đặt cho nhân sự sử dụng là một quá trình nhanh chóng, linh hoạt. Khi mọi người làm quen với môi trường số hóa, hiệu suất công việc chắc chắn sẽ được cải thiện.

Lợi ích sau khi triển khai trên Lark

Một khi doanh nghiệp quyết định triển khai Lark để chuyển đổi số hoạt động quản lý nhân sự, chấm công – tính lương, hàng loạt lợi ích thiết thực sẽ xuất hiện. Các lợi ích này không chỉ nằm ở mức tiết kiệm thời gian, chi phí, mà còn nằm ở chất lượng và hiệu quả trong quản lý, tương tác nội bộ và ra quyết định chiến lược.

Tất cả dữ liệu về nhân sự của các chi nhánh được tổng hợp vào một hệ thống chung, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn

Trong mô hình kinh doanh nhiều cơ sở, việc quản lý thông tin nhân sự thường trở nên phức tạp. Mỗi chi nhánh có thể sử dụng công cụ quản lý riêng, quy trình khác nhau, khiến việc tổng hợp dữ liệu trở nên mất thời gian. Điều này cũng tiềm ẩn nhiều sai sót trong việc tính lương, kiểm tra giờ công, phê duyệt nghỉ phép.

Triển khai Lark cho phép doanh nghiệp thống nhất quy trình và công cụ quản lý. Nhân sự ở tất cả các chi nhánh sẽ sử dụng chung một hệ thống để chấm công, báo cáo giờ làm việc, gửi đơn nghỉ phép. Chấm công tính lương cho nhiều cơ sở trở nên đơn giản hơn bao giờ hết:

• Nhân viên dễ dàng ghi nhận giờ làm việc thông qua ứng dụng Larksuite, hạn chế nhầm lẫn hoặc gian lận.
• Quản lý có thể xem tổng quan dữ liệu nhân sự của toàn bộ hệ thống trong một bảng điều khiển duy nhất, không cần phải mở từng file riêng lẻ.
• Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo thông tin luôn chính xác, minh bạch.
• Từ dữ liệu này, việc tính lương theo giờ, theo ca, hoặc theo năng suất được thực hiện tự động, giảm thiểu chi phí nhân sự và thời gian kiểm tra chéo.

Khi dữ liệu được tập trung, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định nhân sự dựa trên thông tin có cơ sở, dễ dàng theo dõi biến động nhân sự, đánh giá hiệu quả làm việc và tối ưu hóa lịch làm việc theo mùa vụ, giờ cao điểm.

Đồng bộ tự động các đơn xin nghỉ phép của nhân sự thông qua tính năng Lark Approval

Quy trình xét duyệt nghỉ phép, điều chỉnh giờ làm thường tiêu tốn nhiều thời gian và công sức khi sử dụng phương pháp truyền thống. Nhân sự phải gửi email, chờ cấp trên phản hồi, đôi khi mất dấu thông tin trong một chuỗi email dài, hoặc trễ hạn, gây gián đoạn lịch làm việc.

Với Lark Approval, việc phê duyệt nghỉ phép, đăng ký làm thêm giờ, đổi ca… trở nên nhanh gọn:

• Nhân sự chỉ cần điền đơn trên nền tảng Lark. Thông tin ngay lập tức được chuyển đến người có thẩm quyền xét duyệt.
• Cấp quản lý xem xét, phê duyệt hoặc từ chối ngay trên ứng dụng, không cần chuyển qua nhiều công cụ khác.
• Mọi thay đổi trong lịch làm, đơn nghỉ phép đều được cập nhật tức thì vào hệ thống chấm công, tính lương.
• Không cần tốn thêm thời gian nhập liệu thủ công, không sợ bỏ sót thông tin nghỉ phép vì tất cả đều diễn ra trên một nền tảng thống nhất.

Điều này giúp phòng tập thể hình giữ vững sự linh hoạt, đảm bảo lịch làm việc của nhân sự được phân phối hợp lý, đồng thời không mất thời gian, chi phí cho việc quản lý nghỉ phép qua nhiều kênh.

Cách tối ưu hóa việc chấm công - tính lương đa chi nhánh khi triển khai Lark

Để đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần xem xét và tinh chỉnh quy trình quản lý nhân sự khi triển khai Lark. Tùy vào quy mô, đặc thù phòng tập thể hình mà có thể áp dụng một số chiến lược sau:

• Xác định rõ mô hình chấm công: Trước hết, doanh nghiệp cần định rõ cách tính lương: theo giờ, theo ca, theo KPI hay kết hợp nhiều tiêu chí. Trên cơ sở đó, thiết lập các quy tắc chấm công trong Larksuite sao cho phản ánh đúng chính sách lương thưởng.
• Phân quyền hợp lý: Chỉ định ai chịu trách nhiệm xem, phê duyệt, chỉnh sửa dữ liệu chấm công, nghỉ phép. Phân quyền chặt chẽ giúp tăng tính bảo mật và độ tin cậy, hạn chế tình trạng sửa đổi, can thiệp trái phép vào dữ liệu.
• Đào tạo nhân sự: Sau khi Download Lark, hãy dành thời gian hướng dẫn nhân viên cách chấm công, gửi đơn nghỉ phép, xem lịch làm việc. Khi mọi người hiểu cách sử dụng, quy trình vận hành sẽ trơn tru hơn, giảm thiểu sai sót do nhầm lẫn thao tác.
• Tạo báo cáo chi tiết: Lark cho phép trích xuất dữ liệu, tạo báo cáo theo nhiều định dạng. Quản lý có thể xây dựng các mẫu báo cáo hàng tuần, hàng tháng về giờ làm, giờ nghỉ, tỷ lệ đi muộn, vắng mặt không lý do… Từ dữ liệu này, lãnh đạo có cơ sở đưa ra quyết định nhân sự chính xác.

Sự khác biệt khi triển khai Lark so với các giải pháp truyền thống

Nhiều doanh nghiệp đã quen với việc sử dụng Excel, email, hay những phần mềm chấm công truyền thống. Tuy nhiên, chuyển đổi số trên Lark mang lại trải nghiệm vượt trội nhờ các ưu điểm sau:

• Tích hợp đa chức năng trong một nền tảng: Không cần mở quá nhiều ứng dụng: email để gửi đơn nghỉ phép, Excel để tính lương, chat để trao đổi ca làm việc. Mọi thao tác đều có thể thực hiện trong Larksuite, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Lark được thiết kế trực quan, giúp người dùng nhanh chóng làm quen. Nhân sự ít gặp khó khăn trong việc thao tác, giảm nhu cầu đào tạo phức tạp.
• Khả năng mở rộng, linh hoạt: Khi mở thêm cơ sở mới, doanh nghiệp chỉ cần thêm tài khoản nhân sự, phân quyền trên Lark, không cần mua thêm phần mềm đắt đỏ hay thiết lập lại từ đầu. Sự linh hoạt này đảm bảo tính bền vững và khả năng mở rộng của mô hình kinh doanh.
• Tăng cường tương tác nội bộ: Không chỉ quản lý chấm công, Lark còn hỗ trợ giao tiếp nội bộ, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu, xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Khi nhân viên dễ dàng tương tác, chia sẻ, hiệu suất làm việc cũng tăng lên.

Kết nối dữ liệu chấm công - tính lương với phân tích chiến lược kinh doanh

Dữ liệu nhân sự thu thập qua quá trình chấm công, tính lương không chỉ phục vụ việc trả lương chính xác, mà còn là nguồn tư liệu quý giá giúp doanh nghiệp phân tích chiến lược. Biết được thời điểm nhân sự làm việc hiệu quả nhất, khung giờ cao điểm, tỷ lệ nghỉ phép, doanh nghiệp có thể:

• Điều chỉnh lịch làm việc phù hợp với nhu cầu khách hàng (ví dụ: tăng huấn luyện viên trong giờ cao điểm chiều – tối).
• Tối ưu hóa chi phí nhân sự, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân viên.
• Phân tích hiệu suất làm việc của các cơ sở khác nhau, từ đó chuẩn hóa quy trình, đề ra tiêu chuẩn chung, nhân rộng mô hình thành công.
• Kết hợp dữ liệu doanh thu, lượng khách đăng ký, để đánh giá mối liên hệ giữa năng suất làm việc của nhân sự và kết quả kinh doanh. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chiến lược, tăng trưởng bền vững.

Tận dụng lợi thế của việc chuyển đổi số trên Lark trong dài hạn

Chuyển đổi số trên Lark không chỉ mang lại lợi ích tức thời trong việc chấm công tính lương cho nhiều cơ sở, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quá trình phát triển lâu dài. Khi mọi quy trình được số hóa, dữ liệu được quản lý thông minh, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng quy mô, nhảy vào thị trường mới, áp dụng mô hình kinh doanh linh hoạt.

Tính năng tích hợp và tùy biến của Larksuite giúp phòng tập thể hình dễ dàng thử nghiệm các chính sách nhân sự mới, chính sách lương thưởng linh hoạt. Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách thưởng nóng dựa trên giờ làm việc, chất lượng phục vụ, và đánh giá khách hàng. Tất cả những thay đổi này đều được phản ánh ngay trong hệ thống, không cần chỉnh sửa thủ công, giảm thiểu chi phí vận hành.

Quy trình triển khai Lark một cách hiệu quả

Để tận dụng hết tiềm năng của Lark, doanh nghiệp nên tuân theo một quy trình rõ ràng:

1. Đánh giá nhu cầu: Phân tích hiện trạng chấm công, tính lương, điểm mạnh - yếu của hệ thống hiện tại.
2. Lập kế hoạch triển khai: Xác định mục tiêu, kết quả mong đợi, lập timeline triển khai chuyển đổi số trên Lark.
3. Đào tạo nhân sự: Hướng dẫn nhân viên sử dụng Lark, từ chấm công, gửi đơn nghỉ phép, đến xem lịch làm và báo cáo.
4. Kiểm thử và điều chỉnh: Trong giai đoạn đầu, giám sát chặt chẽ, ghi nhận phản hồi, khắc phục lỗi, tối ưu hóa quy trình.
5. Đánh giá định kỳ: Định kỳ xem xét kết quả, hiệu quả quản lý, cải thiện tính năng, báo cáo để nâng cao chất lượng vận hành.

Khẳng định vị thế của phòng tập thể hình trong kỷ nguyên số

Khi thị trường thể hình ngày càng mở rộng, khách hàng trở nên khó tính hơn, yêu cầu về sự chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ ngày càng cao. Việc chuyển đổi số trên Lark không chỉ gói gọn ở chấm công tính lương cho nhiều cơ sở, mà còn góp phần xây dựng thương hiệu phòng tập thể hình đẳng cấp, hiện đại, đáng tin cậy.

Khách hàng sẽ đánh giá cao một phòng tập có đội ngũ nhân sự ổn định, được quản lý minh bạch, dễ dàng đặt lịch hẹn, tương tác với huấn luyện viên. Nhân sự tin tưởng vào hệ thống quản lý lương thưởng công bằng, minh bạch, khuyến khích họ làm việc hiệu quả hơn. Lãnh đạo có góc nhìn tổng quan, ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Tất cả những yếu tố này cộng hưởng, tạo nên sức mạnh cạnh tranh bền vững cho phòng tập thể hình trong tương lai.

Kết luận

Triển khai Lark để thiết lập chấm công - tính lương tự động cho phòng tập thể hình nhiều cơ sở là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng quản lý và hiệu suất lao động. Sự tích hợp sâu của Larksuite, khả năng Download Lark dễ dàng, cùng với tính năng linh hoạt, tùy chỉnh, biến quá trình chuyển đổi số trên Lark thành một cuộc cách mạng về hiệu quả và tính minh bạch trong hoạt động nhân sự.